Trabalhar por conta própria é uma realidade cada vez mais comum em Portugal. Seja como freelancer, prestador de serviços ou profissional liberal, muitos optam pelo regime dos recibos verdes. Mas o que são, como funcionam e que obrigações implicam? Neste artigo, explicamos tudo o que precisas de saber para começares (ou regularizares) a tua atividade com segurança.

O que são recibos verdes?

Os recibos verdes são um sistema de faturação simplificado usado por trabalhadores independentes para declarar os serviços prestados. Este regime fiscal destina-se a quem exerce uma atividade profissional sem vínculo laboral, ou seja, sem contrato de trabalho. Ao passar um recibo verde, estás a informar a Autoridade Tributária (AT) de que prestaste um serviço e recebeste um determinado valor.

Quem pode passar recibos verdes?

Podem passar recibos verdes todas as pessoas que exerçam uma atividade por conta própria, nomeadamente:

• Freelancers (designers, programadores, tradutores, etc.)
• Prestadores de serviços (consultores, terapeutas, formadores)
• Profissionais liberais (advogados, médicos, arquitetos)
• Trabalhadores independentes sem empresa constituída

Antes de passar o primeiro recibo, é necessário abrir atividade nas Finanças. Este processo pode ser feito presencialmente ou online através do Portal das Finanças.

Como abrir atividade nas Finanças?

Abrir atividade é o primeiro passo para passar recibos verdes legalmente. Eis o que precisas:

1. Aceder ao Portal das Finanças com os teus dados de contribuinte.
2. Navegar até “Iniciar Atividade”.
3. Preencher o formulário com:
   • Atividade económica (CAE ou CIRS)
   • Regime de IVA pretendido
   • Regime de IRS (simplificado ou contabilidade organizada)
   • Previsão de rendimento
   • Tipo de retenção na fonte

Após este passo, ficas habilitado a emitir recibos verdes eletrónicos.

Recibos verdes eletrónicos: como emitir?

Os recibos verdes deixaram de ser em papel e passaram a ser emitidos exclusivamente online. Para o fazer:

1. Acede ao Portal das Finanças.
2. Clica em “Emitir Recibo Verde”.
3. Preenche os campos obrigatórios: NIF do cliente, descrição do serviço, valor recebido.
4. Seleciona se aplicas IVA e retenção na fonte.
5. Submete e guarda o comprovativo.

A emissão de um recibo verde tem efeito fiscal imediato, pelo que convém garantir que os dados estão corretos.

Fatura, Recibo e Fatura-Recibo: qual é a diferença?

Se estás a trabalhar com recibos verdes, é fundamental perceberes a diferença entre fatura, recibo e fatura-recibo, já que cada um destes documentos tem uma função distinta no processo de faturação:

Fatura

A fatura é emitida quando prestas um serviço, mas ainda não recebeste o pagamento. É uma obrigação legal emitir este documento assim que o serviço é concluído, mesmo que o cliente vá pagar mais tarde.

Por exemplo, se acordaste um pagamento a 30 dias, emites a fatura na data do serviço, e só mais tarde irás emitir o recibo.

Recibo

O recibo serve para comprovar que recebeste o pagamento de uma fatura emitida anteriormente. No sistema atual, este documento está associado à fatura original, e deve ser emitido no momento em que o pagamento é efetuado.

Fatura-Recibo

A fatura-recibo é o documento mais comum para trabalhadores independentes. Serve para faturar e comprovar o pagamento em simultâneo. É usado, por exemplo, quando o cliente paga no ato da prestação do serviço, não havendo prazos acordados para pagamento.

Este documento tem o mesmo valor legal que uma fatura e um recibo emitidos separadamente.

IVA e IRS: o que deves saber?

IVA

• Estás isento de IVA se os teus rendimentos anuais forem inferiores a 13.500 € (regime de isenção – artigo 53.º do CIVA).
• Se ultrapassares este valor, tens de liquidar IVA nas tuas faturas (normalmente 23%) e entregá-lo ao Estado, via declaração periódica.

IRS

Existem dois regimes possíveis:

• Regime simplificado: Aplicado automaticamente se os teus rendimentos não ultrapassarem os 200 mil euros/ano. Neste regime, o IRS é calculado com base numa percentagem do rendimento, deduzindo despesas fixas automaticamente.
• Contabilidade organizada: Obrigatória para rendimentos acima dos 200 mil euros/ano ou por opção. Requer a contratação de um contabilista certificado.

Segurança Social: contribuições obrigatórias

Um trabalhador independente com atividade aberta tem também de fazer descontos para a Segurança Social. Eis os pontos-chave:

• A taxa contributiva é, atualmente, de 21,4%.
• Só começas a pagar no segundo ano de atividade.
• Todos os meses deves entregar a tua declaração trimestral (até dia 31 de janeiro, abril, julho e outubro), com os rendimentos do trimestre anterior.
• O valor da contribuição mensal varia consoante os rendimentos declarados.

É possível pedir isenção temporária no início da atividade, em situações específicas (ex: acumulação com trabalho por conta de outrem).

Retenção na fonte: obrigatório ou opcional?

Depende do teu volume de rendimentos e da tua atividade:

• Se ganhas menos de 13.500€/ano e estás no regime simplificado, a retenção é opcional.
• Se ultrapassares esse valor ou fores profissional liberal (ex: advogado), é obrigatória.
• A taxa de retenção varia, mas o mais comum é 11,5%.

Esta retenção é uma antecipação do IRS que será acertado no momento da declaração anual.

Despesas dedutíveis: o que podes abater?

Se estiveres no regime de contabilidade organizada, podes deduzir muitas despesas relacionadas com a tua atividade:

• Despesas com telecomunicações
• Deslocações e viaturas
• Escritório, rendas ou cowork
• Material de trabalho

No regime simplificado, as deduções são automáticas e calculadas com base em coeficientes fixos, dependendo da atividade.

Quais são as tuas obrigações fiscais?

Para manteres a tua atividade regularizada com o Estado, tens de cumprir com:

• Emissão correta de recibos verdes;
• Entrega da declaração trimestral à Segurança Social;
• Declaração de IVA (se aplicável);
• Declaração anual de IRS (modelo 3);
• Pagamento atempado das contribuições.

O incumprimento pode levar a coimas e juros de mora.

Vantagens e desvantagens dos recibos verdes

Vantagens

• Flexibilidade laboral;
• Autonomia profissional;
• Possibilidade de trabalhar com múltiplos clientes;
• Entrada facilitada no mercado freelance.

Desvantagens

• Ausência de proteção laboral (subsídio de desemprego, férias pagas);
• Contribuições e impostos a cargo do trabalhador;
• Risco de rendimentos instáveis;
• Responsabilidade pela gestão fiscal.

Os recibos verdes são uma ferramenta essencial para quem trabalha por conta própria em Portugal. Contudo, é fundamental compreender as tuas responsabilidades fiscais, os regimes aplicáveis e os benefícios e limitações deste sistema. Uma boa gestão financeira e fiscal pode fazer toda a diferença no sucesso da tua atividade como trabalhador independente.

Se estás a pensar abrir atividade ou já emites recibos verdes, considera falar com um contabilista para garantir que estás a cumprir com todas as obrigações — e a tirar o máximo partido do teu rendimento.

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